Automatiseringskansen bij de crediteuren administratie

×
Ga terug naar het overzicht

Traditionele barrières en meer facturen

De crediteuren administratie heeft voor veel bedrijven in termen van efficiency de meest uitdagende processen. Dit komt grotendeels door de diversiteit en complexiteit van de processen. Deze veelal op mensen gebaseerde processen leiden tot hogere kosten, meer fouten en hogere kans op fraude. Daarnaast neemt volgens een onlangs verschenen IOFM rapport het aantal facturen per organisatie gemiddeld alleen maar toe. Daarom zoeken veel organisaties naar oplossingen en automatiseringskansen om de efficiëntie op deze afdelingen te verbeteren en de kosten te verlagen.

Helaas is dit niet altijd even gemakkelijk door het moeten doorbreken van veel voorkomende barrières die deze ontwikkeling vertragen of zelfs tegenhouden. Uit onderzoek blijkt dat uitzonderingen (62%) de verwerking van facturen vertragen en knelpunten creëren. Twee andere langdurige problemen zijn; lange doorlooptijden bij goedkeuring (51%) en de “papieren rompslomp” (40%). Ondanks het marktaanbod van vele soorten oplossingen laten deze cijfers zien dat veel afdelingen nog steeds worstelen met traditionele operationele gewoontes. 

Robotic Process Automation (RPA) is een van de technologieën die daarom snel in populariteit groeit. RPA biedt brede automatiseringskansen bij de crediteuren administratie. Meer dan 53% van de door Deloitte ondervraagde organisaties bevestigd dan ook dat ze RPA hebben geïmplementeerd of er meer bezig zijn of gaan dit binnenkort doen.

Wat is RPA?

Robotic Process Automation, kortweg RPA, is het gebruik van slimme software technologie om op regels gebaseerde processen te controleren en te automatiseren, inclusief de incasso, excasso, transactie beheer, controles en goedkeuringen, rapportages en meer. Je kunt RPA zien als een digitale medewerker die handmatige, repetitieve taken kan automatiseren en fouten en discrepanties kan elimineren in een fractie van de tijd.

Behoefte aan automatisering in crediteurenadministratie

Organisaties in alle sectoren besteden een aanzienlijk bedrag aan het handmatig verwerken van één enkele factuur. Hiermee is de factuurverwerking een aanzienlijk deel van de totale operationele kosten van de organisatie. Facturen op een efficiënte en intelligente manier afhandelen is dan ook een van de huidige top prioriteiten voor CFO’s de komende jaren. 

Op de markt zijn veel verschillende oplossingen beschikbaar om de crediteurenadministratie te automatiseren. Kenmerkend hierin zijn ondanks de slimme out-of-the-box software oplossingen, er altijd nodige aanpassingen in de processtromen zijn om het efficiënt te laten verlopen. 

Maar wat RPA tot de ideale oplossing voor crediteuren automatisering maakt, is juist die flexibiliteit en hoge aanpas- en instelbaarheid op de verschillende workflows en processen. Het feit blijft dat vrijwel elke crediteurenadministratie unieke organisatie elementen heeft, waardoor maatwerk nodig is.

Uitdagingen crediteurenadministratie

Tijd- en kostenbesparing zijn twee van de belangrijkste drijfveren voor het automatiseren van de crediteurenadministratie. De meeste afdelingen worstelen met een hoog papierverbruik, hoge transactiekosten en lange proces doorlooptijden. Afgezien van tijd en kosten, zijn hier enkele belangrijke uitdagingen bij handmatige verwerking die de verschuiving naar RPA in crediteuren stimuleren:

  • Handmatige routering van facturen voor het goedkeuringsproces
  • Handmatige gegevensinvoer in systemen
  • Verschillende soorten en (papier)formaten van facturen
  • Gebrek aan debiteuren en crediteuren overzicht 
  • Verloren of ontbrekende facturen (of bijlagen)
  • Het hoge aantal afwijkingen

Voorbeelden van RPA binnen de crediteurenadministratie

Robotgestuurde Proces Automatisering verleent zich in het algemeen het beste voor taken die repetitief en alledaags van aard zijn. Precies die taken die veel voorkomen op de crediteuren, inkoop en financiële afdelingen. Voorbeelden zijn:

  • Factuur goedkeuringen en matching

Crediteurenfacturen komen binnen via verschillende routes, waaronder e-mail, (fax) post of een websiteportaal van een leverancier en moeten worden goedgekeurd door de eindverantwoordelijke of worden gekoppeld aan een overeenkomstige inkooporder.

Dit proces van het verzamelen van goedkeuringen voor meerdere teams omvat het beheren en jongleren met een enorme stapel e-mails en handmatige inspanningen om uitstaande goedkeuringen op te volgen. Dit kan soms een vervelend en onproductief proces zijn om bij te houden. Maar ook tijdrovend wanneer een leverancier belt om de status te controleren en bij het vinden van de status van de factuur in het goedkeuringsproces.

Door het proces voor het goedkeuren van facturen en het matchen van inkooporders volledig te  automatiseren, zijn menselijke handelingen niet meer nodig. Met behulp van Bots kunnen facturen automatisch naar de juiste persoon worden gerouteerd, samen met herinneringen voor de deadline die automatisch worden verzonden. Ook het automatiseren van het matchen van alle inkooporders met behulp van algoritmen(machine learning) om facturen snel te herkennen en te vergelijken met de bijbehorende inkooporders en mismatches te markeren voor verdere handmatige beoordeling.

  • Factuurgegevens invoeren

Een van de meest kwalitatief uitdagende taken bij facturatie workflows is de handeling om alle factuurgegevens nauwkeurig over te zetten in het desbetreffende boekhoudsysteem. Het handmatig intypen van al deze gegevens kost niet alleen veel tijd en focus, maar is ook foutgevoelig. Zo kan een simpele typefout tot enorme kosten leiden.

Met het automatisch invoeren van factuurgegevens zorgen organisaties ervoor dat dit nauwkeurig en in een fractie van de tijd gebeurd. In sommige gevallen vervalt hiermee ook de noodzaak voor handmatig overzetten van de factuurgegevens naar Excel-spreadsheet voor rapportages, aangezien alle gegevens direct en automatisch al in het boekhoudsysteem worden vastgelegd.

  • Uitvoering betalingen

Na autorisatie van de betaling gaat de factuur naar de persoon die deze verwerkt voor de bankbetaling. De werknemer die dit proces afhandelt, moet duidelijk zicht hebben op alle vervaldatums van uitstaande betalingen, inclusief eventuele deadlines voor vervroegde uitbetaling. Het bijhouden en managen van deze deadlines kan een enorme uitdaging zijn, vooral bij organisaties die wekelijks/maandelijks honderden facturen verwerken.

Door het autorisatie en betalingsproces te automatiseren, kunnen goedgekeurde betalingen automatisch worden gepland en verzonden op de opgegeven datum. Deze automatisering maakt het overzichtelijker per betalingsoptie en dus eenvoudiger om elektronisch te betalen en de risico’s en kosten die bij elke betaling komen kijken nog meer te mitigeren.

Tot slot

Zoals u heeft kunnen lezen biedt RPA vele voordelen en automatiseringskansen bij de automatisering van de crediteurenadministratie en factuurverwerking. En u bent niet de enige. Onderzoek van Forrester voorspeld dat de markt voor RPA in 2023 maar liefst de 12 biljoen dollar zal bereiken.

Verbeterde naleving, productiviteit, nauwkeurigheid en lagere kosten zijn de belangrijkste voordelen waarom de RPA-implementatie deze verwachtingen zal nakomen.

Blijf niet achter en start vandaag nog! Omdat wij gebruik maken van Open Source RPA met een eenvoudige structuur, korte implantatie trajecten, zonder bestaande systemen of processen te wijzigen, hebben wij aantrekkelijke Return On Investments. Geen hoge kosten of complex geïntegreerde IT-processen. In een vingerknip zet u RPA aan of uit.

Weten wat Adopt•a•Bot voor u kan betekenen?

Adopt•a•Bot is gespecialiseerd in Robot Process Automation (RPA). Met onze Bot as a Service onderhouden wij alle Bots en zorgen er voor dat uw digitale medewerkers altijd bezig zijn met uw kosten te verlagen, uw efficiëntie te vergroten en uw eigen medewerkers zinvoller te laten werken om zo nog meer waarde te creëren.

Wenst u meer te weten over onze werkwijze en mogelijkheden? Maak dan vrijblijvend een afspraak met ons. We laten u graag het systeem en onze voorbeelden zien passend bij uw situatie.

Ga terug naar het overzicht

50% Potentie

Organisaties laten tot 50% van alle automatiseringskansen onbenut.

100% Inzicht

Bots geven meer inzicht in het proces en leveren waardevolle data.

<12 mnd ROI

Gegarandeerd binnen 12 maanden Return On Investment.

More profit

De handmatige processen beperken al uw bedrijfsresultaten.

Zeg gedag tegen dure, uitvallende traditionele RPA.

Bel ons: +31 (0)85 – 047 08 80


Demo aanvragen? Klik hier


Wij laten graag de mogelijkheden zien met een Demo of Proof of Concept.